4 conseils pour améliorer votre gestion de projets grâce à Notion

A l’occasion d’un meet-up organisé à H7, trois intervenants de la communauté Notion sont venus partager leurs conseils, outils favoris et bonnes pratiques pour améliorer votre gestion de projet.

Adopté par plus de 80 000 start-up, Notion est l’application indispensable pour gérer vos projets, seul ou à plusieurs. Peu coûteux, il vous permet d’organiser vos tâches, de gérer vos projets et de prendre des notes, le tout dans un seul espace de travail qui peut accueillir gratuitement jusqu’à 100 personnes.

Marie Gautron, Julie Bacconnier et Emmanuel Gutman, trois entrepreneurs et experts de Notion vous partagent leurs meilleurs conseils et astuces. Voici ce que l’on en retient.

Organisez votre temps avec Notion Calendar

Vous souhaitez centraliser vos outils et intégrer votre agenda dans Notion ? La plateforme propose depuis quelques mois la fonction “Calendar” pour simplifier votre organisation et gagner en productivité

Comment faire  ?
Créez votre Notion Calendar et synchronisez-le avec les autres plateformes ! Parmi les autres fonctionnalités possibles, créez des liens de réservation personnalisés, intégrez des outils de visioconférences et personnaliser vos vues de travail selon vos besoins pour optimiser au mieux votre organisation.

Personnalisez votre espace de travail avec des templates

À la découverte de Notion, l’utilisation des templates mis à disposition par la plateforme peut permettre de prendre en main l’outil. Modèles de to-do list, vues de bases de données, calendrier éditorial.. les possibilités sont nombreuses mais nécessitent un peu de dextérité pour un usage efficace.

Comment faire ?
Même si les modèles vous paraissent complets, il est essentiel d’y ajouter votre touche personnelle, définie en fonction de vos objectifs et besoins. Vous pouvez par exemple combiner deux templates, ajouter des propriétés, des bases de données ou y intégrer des plugins, afin de vous créer un outil sur-mesure, adapté à votre système de pensée, qui vous garantira une meilleure prise en main et efficacité.

Évaluez votre activité, votre productivité et votre charge de travail

Combien de temps passez-vous sur chacune de vos tâches ? Quel effort chaque tâche vous demande-t-elle ? Quelle est la valeur ajoutée pour votre entreprise ? Si vous vous êtes déjà posé l’une de ces questions en regardant votre to-do list, adoptez la méthode de notation 1 – 3.

Comment faire ?
Lors de la création de votre nouvelle tâche, attribuez une note entre 1 et 3 en prenant en compte les critères suivants : le temps passé, l’effort et la valeur pour votre business. Ainsi, une fois toutes vos tâches notées, vous pourrez facilement faire le point et établir des ordres de priorité.

Améliorez votre gestion de projets avec la méthode des Poupées Russes

Vous gérez plusieurs projets en parallèle et vous souhaitez monter en compétences sur votre gestion ? Essayez la méthode des poupées russes pour évaluer vos objectifs et obtenir une vision globale de vos tâches plus efficaces. 

Comment faire ?
Cette méthode vous permet d’organiser votre gestion d’objectifs, de résultats clés et de roadmaps grâce à la fonction de sous-éléments. Vous pouvez ainsi piloter tous vos projets en personnalisant l’affichage de toutes vos tâches, le tout sur une seule page de projet ! Décidez quelles fonctionnalités afficher et ayez une meilleure visibilité sur les liens entre vos tâches et projets grâce à cette méthode.

Les outils et plugins phares des intervenants

Lors de cette conférence, les consultants et ambassadeurs Notion ont partagé leurs outils et plugins indispensables pour leur gestion de projet : 

• Save to Notion pour enregistrer une page web dans une base de données Notion

• Notion Boost afin de customiser la partie visuelle de Notion
  
• People to Notion pour sauvegarder en un clic une page Linkedin dans la base de données Notion
  
• Scheduled pour rédiger et publier vos posts sur LinkedIn
  
• Superso afin de convertir une page notion en site web et analyser ses statistiques
  
• Not Forms pour uploader un fichier dans Notion via un usager public sans accès à l’espace